Organizacja konferencji i targów branżowych. Krótki poradnik dla początkujących

Organizacja konferencji i targów branżowych. Krótki poradnik dla początkujących

Faktem jest, że organizacja czy zaplanowanie konferencji/targów z jakiejkolwiek branży jest zadaniem skomplikowanym oraz dosyć czasochłonnym. Niezależnie od tego, w jakim miejscu ma się odbywać i jak duże ma być to wydarzenie, zawsze warto jest poznać kilka cennych wskazówek, które ułatwią nam- organizatorom poukładanie wszystkich elementów oraz zgranie ich ze sobą w spójną całość.

Targi oraz konferencje to wydarzenia, które różnią się od siebie tematyką, zaproszonymi markami/wystawcami czy celem, dla których się je organizuje (promocja, sprzedaż, zapoznanie klientów z produktem/usługą, poszerzanie wiedzy). Jest to jedna z kilku wykorzystywanych form promocji, która w naszym kraju zyskała na dużą popularność mniej więcej na początku XXI wieku. Około 10 lat temu mogliśmy zaobserwować  rozkwit tej formy marketingu bezpośredniego. Od tamtego czasu zainteresowanie targami oraz konferencjami stale rośnie.

agencje hostess polska

Kilka słów wstępu

Kiedy myślimy o wydarzeniach typu targi czy konferencje, często mamy na myśli ogromne eventy, na które zaproszone są dziesiątki marek, firm i przedsiębiorców. Oczywiście, jest to niekiedy prawda.

Od kilku lat jednak możemy zaobserwować rosnące zainteresowanie mniejszymi wydarzeniami branżowymi. Każdy z nas nie słyszał o cyklicznie odbywających się targach parentingowych, ślubnych, eko, gastronomicznych itd. Wydarzenia tego typu są idealnym momentem zarówno dla klientów jak i dla marek. Dzięki temu, możemy na własnej skórze doświadczyć usług czy produktów oraz zbudować zaufanie do danej firmy. Ponadto, możemy bezpośrednio zakomunikować nasze obawy czy niezadowolenie.

Ważnym aspektem eventów jest cała ich oprawa tzn. miejsce wydarzenia, gastronomia, obsługa- np. agencja hostess. Warszawa, Kraków czy Wrocław to nie jedyne miejsca, w których możemy pójść na wydarzenia tego typu. Coraz częściej konferencje czy targi są organizowane w mniejszych miastach a nawet miejscowościach (np. eko targi).

agencje hostess warszawa

Po pierwsze – wybór odpowiedniego miejsca

Jeśli jesteś organizatorem targów czy konferencji doskonale wiesz, że oprócz określenia tematyki oraz zaproszenia odpowiednich wystawców, jedną z najważniejszych rzeczy jest znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym mogłoby odbyć się wydarzenie.

Nie da się ukryć, że większość organizatorów nie dysponuje takim miejscem, dlatego na samym początku musimy znaleźć i pomyśleć nad wynajęciem lokum. Oprócz istotnej wielkości oraz szacowanych kosztów, ważną kwestią jest jeszcze liczba miejsc parkingowych wokół budynku (miejsca), łatwość dojazdu, odległość od stacji kolejowej/lotniska/przystanku.

Wydarzenia 2-3 dniowe czasem wymagają od organizatorów znalezienia noclegów, cateringu/oszacowania dostępności usług gastronomicznych w okolicy. Informowaniem gości o wszystkich aspektach już na wydarzeniu powinna zająć się wyszkolona obsługa, którą zapewnić mogą np. agencje hostess.

agencje hostess kielce

Logistyka – ważna część planowania

Każdy organizator stoi przed sporym wyzwaniem logistycznym. Najważniejsze aspekty, które musimy zaplanować i wdrożyć, wykonać czy opublikować/ wysłać do klientów/wystawców/sponsorów to np. materiały promocyjne (własne) oraz naszych partnerów/sponsorów, zorganizowanie cateringu/gastronomii, zorganizowanie transportu, noclegów.

Ważnym punktem jest również dostosowanie wydarzenia pod zagranicznych gości. Mowa tutaj np. o materiałach informacyjno-promocyjnych po angielsku (lub w innym, wybranym języku),jak również zaplanowanie procesu wysyłania zaproszeń, paczek itd.

agencje hostess targi

Dystrybucja biletów

W 2019 roku najwygodniejszą oraz najlepszą metodą kupowania oraz  dystrybuowania biletów jest wykorzystanie Internetu oraz gotowych systemów sprzedaży. Bilety on-line to rozwiązanie łatwe, szybkie oraz niesprawiające  większych kłopotów organizatorom ani klientom.

W tym przypadku warto pamiętać jednak o skorzystaniu z usług polecanych i sprawdzonych partnerów. Potencjalne problemy techniczne mogą zniechęcić naszych gości, budować w nich napięcie, frustrację czy zniechęcenie.

Agencje hostess to dobra opcja!

Świetnym  rozwiązaniem, który ułatwi organizację oraz przebieg takiego wydarzenia są agencje hostess. Angażowanie przypadkowych osób, sprawujących opiekę nad gośćmi nie zawsze wychodzi na dobre. Hostessy to osoby, które nie tylko mogą promować daną markę. Odpowiednio wyszkolone będę w stanie odpowiedzieć na większość pytań odwiedzających, dzięki czemu możemy uniknąć chaosu i zdezorientowania. Dlatego też warto jest angażować profesjonalistów, którzy dobiorą osoby do danego wydarzenia.